كيمته برنامه ريزي اجتماعي حوادث غيرمترقبه (Community Disaster Planning Committee)

يكي از نكات مهم در طراحي برنامه حوادث غيرمترقبه بيمارستاني اطلاع از وجود يا عدم وجود كميته برنامه ريزي حوادث غيرمترقبه منطقه اي يا كشوري است. چرا كه بسياري از مشكلات در ارتباط با پاسخ به حوادث غيرمترقبه از نبود هماهنگي و ارتباطات بين سازماني ناشي مي‌گردد. در صورت عدم وجود چنين كميته اي بايد براي تشكيل آن اقدام نمود. تمامي‌سازمان‌ها و افرادي كه به نوعي با مسئله برنامه ريزي حوادث غيرمترقبه مرتبط هستند بايد نماينده اي در اين كميته داشته باشند. اين كميته مي‌تواند علاوه بر ايجاد و تقويت برنامه‌هاي آمادگي، تعديل (Mediation)، پاسخ و بازسازي (Recovery) حوادث غير مترقبه و افزايش همكاري و هماهنگي بين سازماني موجب تشكيل برنامه‌هاي آموزشي مشترك گردد. با عضويت در چنين كميته اي هر يك از سازمان‌ها از قوانين، سياست گذاري‌ها و خط مشي‌هاي ملي و منطقه اي آگاهي يافته و از آنها در برنامه ريزي حوادث غيرمترقبه سازمان خود استفاده نمايد.

تعيين اهداف برنامه

برنامه حوادث غيرمترقبه بيمارستاني بايد با هدف مشخص نگاشته شود. اينها مثالهايي از اهداف اين برنامه هستند:

تعيين خط مشي بيمارستان در پاسخ به هر نوع حادثه غيرمترقبه كه پرسنل، بيماران، بازديدكنندگان و يا اجتماع را تحت تاثير خود قرار مي‌دهد.

تعيين مسئوليت‌هاي افراد و بخش‌هاي بيمارستان در هنگام وقوع حوادث غيرمترقبه.

تهيه Guideline‌هاي استاندارد و عملي براي پاسخ بيمارستان به حوادث غيرمترقبه.

موقعيت‌هاي بروز حادثه(Situation)

هر مركز مراقبت پزشكي و از جمله بيمارستان‌ها بايد براي پاسخ در مقابل دو موقعيت غيرمترقبه عمده آمادگي لازم را داشته باشند اين دو موقعيت عبارتند از:

حوادث غيرمترقبه خارجي (External Disasters)

طبق تعريف به حوادثي اطلاق مي‌گردد كه از خارج از فضاي فيزيكي بيمارستان منشاء مي‌گيرند و با ايجاد تعداد زياد بيماران موجب توقف عملكرد طبيعي بيمارستان مي‌شوند. مثال‌هايي از حوادث غيرمترقبه خارجي عبارتند از:

• سيل

• نشت مواد مضر

• آتش سوزي وسيع

• مواجهه با پرتو راديواكتيو

• حوادث با تلفات متعدد

• هر سناريويي كه خارج از بيمارستان رخ داده و تعدادي از بيماران را ايجاد نمايد كه از توان پاسخگويي بيمارستان خارج است و يا به علا نوع بيماري چنين امكاناتي وجود ندارد.

حوادث غيرمترقبه داخلي (Internal Disasters):

بر طبق تعريف هر حادثه اي است كه در فضاي فيزيكي بيمارستان رخ دهد و تهديدي از نوع بيماري، جراحت و يا تخريب به بيمارستان،‌ بيماران، پرسنل و بازديدكنندگان وارد نمايد. نمونه‌هايي از حوادث غيرمترقبه داخلي در زير آورده شده است:

• بمب گذاري

• گروگان گيري

• قطع ارتباطات

• قطع برق يا آب

• آتش سوزي

• سيل

• مواد مضر / پرتوهاي راديواكتيو

• نقص سيستم گرمايشي

• قطع گازهاي درماني

موقعيت وقوع حوادث غيرمترقبه بيمارستاني را مي‌توان براساس شدت و ميزان تاثير بر بيمارستان نيز تقسيم بندي كرد. بر اين اساس پنج موقعيت قابل تصور است كه عبارتند از:

1. حوادث غيرمترقبه داخلي: مانند آتش سوزي، انفجار، نشت يا آزاد شدن مواد مضر

2. حوادث غيرمترقبه خارجي جزئي: تعداد محدودي مصدوم ايجاد مي‌كند.

3. حوادث غيرمترقبه خارجي عمده: تعداد زيادي مصدوم ايجاد مي‌كند.

4. تهديدات ناشي از حوادث غيرمترقبه متوجه بيمارستان يا جامعه مي‌باشد: مانند آتش سوزي در نزديكي بيمارستان و طوفان، سيل يا انفجار قريب الوقوع.

5. حوادث غيرمترقبه اي كه در منطقه اي ديگر رخ مي‌دهد.

مراحل اجرايي برنامه حوادث غير مترقبه

برنامه حوادث غيرمترقبه بيمارستاني شامل مراحل زير مي‌باشد.

1. مرحله تهيه برنامه (Preparation phase) : اين مرحله شامل ايجاد و پياده كردن برنامه مي‌باشد و مهم ترين مباحث مطرح در آن عبارتند از :

o. مرحله آمادگي (Preparation phase)

o. مرحله اعلام خطر (Alert Phase)

o. مرحله پاسخ اورژانس (Emergency Response Phase)

o. مرحله توقف برنامه (Termination Phase) و ارزيابي بعد از حادثه

مرحله آمادگي (Prepration Phase)

اين مرحله شامل فراهم نمودن مقدمات لازم براي اجراي برنامه حوادث غيرمترقبه مي‌باشد و مهمترين مباحث مطرح در آن عبارتند از :

ايجاد كميته حوادث غيرمترقبه بيمارستاني:

هر بيمارستان بايد كميته حوادث غيرمترقبه را با هدف تهيه، توزيع، پيگيري و به روز كردن برنامه حوادث غيرمترقبه تشكيل دهد. اين كميته همچنين مسئوليت آموزش پرسنل و هماهنگي با ديگر سازمان‌هاي دخيل در بخش سلامت را بر عهده دارد . هر چند تركيب ثابتي براي اعضاي كميته حوادث غيرمترقبه بيمارستان وجود ندارد ولي پيشنهاد مي‌شود مسئولين زير و يا نمايندگان آنها در تركيب اين كميته حضور داشته باشند:

1. رياست بيمارستان و قائم مقام او

2. مسئول امنيت / آتش سوزي بيمارستان

3. نمايندگان بخش اورژانس (شامل پزشكان و پرستاران)

4. سوپروايزر بيمارستان

5. نماينده پرستاران ارشد بيمارستان

6. مدير بيمارستان

7. نماينده خدمه بيمارستان (شامل بيماربر/تداركات/نظافت)

8. نماينده پاتولوژي (شامل مسئول بانك خون)

9. مسئول داروي بيمارستان

10. نماينده خدمات آمبولانس

11. رابط مطبوعات بيمارستان

12. نمايندگان ديگر بخش‌هاي بيمارستان به ويژه اگر بخش‌هاي مزبور نقش موثري در مقابله با حوادث غيرمترقبه داشته باشند (بخش جراحي، جراحي اعصاب، ارتوپدي، داخلي،‌زنان)

13. نماينده بخش مددكاري اجتماعي

14. نماينده خدمات سلامت روان بيمارستان

جلسات كميته حوادث غيرمترقبه بيمارستاني بايد به صورت ماهيانه يا با فواصل كمتر برگزار شود. مباحث مطروحه در جلسه بايد مكتوب شده و اهم آنها به اطلاع تمام پرسنل بيمارستان برسد. اين كميته بايد مصوبات خود را در قالب پيشنهادات معين به كميته اجرايي بيمارستان ارائه نموده و پياده شدن آنها را پيگيري نمايد.

برقراري ارتباط با ديگر موسسات فعال در بخش سلامت و همكاري و هماهنگي با آنها از وظايف اين كميته است. بيمارستان بايد از ظرفيت عملكرد ديگر بيمارستان‌ها و موسسات از جمله پليس، آتش نشاني، EMS و موسسات داوطلب مطلع باشد. برنامه بيمارستاني حوادث غيرمترقبه بايد بتواند در هماهنگي با ديگر موسسات پاسخ بيمارستان را هدايت نمايد.

تعيين زنجيره مسئوليت حوادث غيرمترقبه

فردي كه مسئوليت اعلام خطر و اجراي برنامه حوادث غيرمترقبه را بر عهده دارد بايد از قبل مشخص گردد. اين فرد كه به عنوان فرمانده حادثه (Incident Commander) انتخاب مي‌گردد داراي مسئوليت مشخص مي‌باشد و از بين با سابقه ترين و مجرب ترين افراد موظف در بيمارستان برگزيده مي‌شود. اين فرد به طور مستقيم در فرآيندهاي اجرايي و درماني بيمارستان دخالت ندارد تا بتواند فرماندهي و هماهنگي تمامي‌واحدهاي بيمارستان را انجام دهد. اين فرد وظيفه تقسيم مسئوليت‌ها را در مركز فرماندهي حوادث بيمارستان را انجام دهد. همانطور كه بعداً اشاره خواهد شد وظيفه اعلام خطر و هشدار به پرسنل و اعلام اتمام پاسخ بيمارستان نيز بر عهده اين فرد مي‌باشد. در مواردي كه فرد يا افرادي از پيش تعيين شده در دسترس نباشند افراد زير به ترتيب مسئوليت فرماندهي پاسخ بيمارستان را بر عهده مي‌گيرند. (اين مسئوليت‌ها برحسب موقعيت و نوع بيمارستان قابل تغيير هستند و توسط كيمته حوادث غيرمترقبه بيمارستاني تعيين مي‌شوند) رئيس بيمارستان

• مدير بيمارستان

• مترون بيمارستان

• سوپروايزر مسئول در هنگام وقوع حادثه

• رياست اورژانس بيمارستان

تعيين مركز عمليات اضطراري

(Incident Command Center) يا (Emergency Operation Center)

مسئولين حوادث غيرمترقبه بيمارستان در مركز عمليات اضطراري بيمارستان گرد هم مي‌آيند. اين مركز محلي از پيش تعيين شده در محل امني از بيمارستان مي‌باشد كه حداكثر امكانات ارتباطي با ديگر بخش‌هاي بيمارستان و واحدهاي خارج از آن را دارد. مركز عمليات اضطراري بيمارستان به طور خاص بايد با مسئولين بخش پذيرش بيماران، بخش اورژانس، بخش‌هاي داخلي و جراحي، آزمايشگاه‌ها، داروخانه، بانك خون، مدارك پزشكي، امنيت (حراست)، خدمات عمومي‌بيمارستان در ارتباط باشد. در ضمن اين مركز بايد با ديگر بيمارستان‌هاي منطقه و نيز كميته محلي دفاع شهري ارتباط داشته و هماهنگي‌هاي لازم را صورت دهد.

تعيين علايم و نشانه‌ها(signs):

بيمارستان بايد دياگرام‌هاي مربوط به ساختمان و علايم خروجي‌هاي اضطراري براي جابجايي بيماران را به طور واضح تهيه و در محل‌هاي مناسب نصب نمايد. علايم ترافيكي براي ماشين‌ها و آمبولانس‌ها نيز بايد در محل‌هاي قابل رويت نصب شوند.

فراهم كردن ذخاير دارويي و تجهيزات پزشكي:

تمام بيمارستانها بايد ذخيره اي از داروهاي ضروري (Essential Drugs) و تجهيزات پزشكي مورد نياز براي حوادث غيرمترقبه گسترده را تهيه نمايند. اين ذخاير بايد بصورت دوره اي بازبيني شده و در صورت اتمام تاريخ مصرف داروها جايگزين شوند. اين ذخاير بايد شامل خون كامل (Whole Blood) و ابزار مورد نياز براي جراحي عمومي، سوختگي‌ها و جراحيهاي ارتوپدي باشد.

هر بيمارستان بايد فهرست كاملي از تعداد آمبولانسها،‌ واحدهاي سيار و ديگر وسايل نقليه در خدمت خود را كه قادر به ارائه خدمات مؤثر هستند بصورت دوره اي تهيه نمايند چرا كه اين مسئله بر ظرفيت پاسخ دهي بيمارستان تأثير مستقيم دارد. برنامه حوادث غيرمترقبه بيمارستان بايد به طور واضح اولويت استفاده از اين وسايل نقليه، تخصيص سوخت به آنها و افراد مسئول در قبال هر يك را مشخص نمايد. از وسايلي كه براي جابجايي بيماران مورد استفاده قرار مي‌گيرند مانند برانكارد، صندلي چرخدار، بايد فهرست تهيه شود و محل نگهداري و انبار شدن آنها دقيقاً‌ معلوم گردد.

نيروهاي اجرايي برنامه حوادث غيرمترقبه بيمارستاني و روساي بخشهاي بيمارستان بايد كتابچه‌هاي خاصي براي هر بخش و مسائل ويژه آن در جريان پاسخ به حوادث غيرمترقبه داشته باشند. اين كتابچه‌ها بايد حاوي دستورالعمل‌هاي واضح و قابل اجرا براي تعيين افراد مسئول، سلسله مراتي فرماندهي، جانشين‌هاي مسئولين و ارتباط با ديگر بخشها باشند. اين دستورالعمل‌ها مي‌تواند بصورت كارتهاي معيني در تمام اتاقهاي بيمارستان تعبيه شود و چگونگي فعال نمودن زنگ خطر آتش سوزي، استفاده از وسايل اطفاي حريق و شيوه تخليه بيمارستان را به افراد نشان دهند.

هيچ برنامه حوادث غيرمترقبه بيمارستاني نمي‌تواند مؤثر واقع شود مگر اينكه مشاركت كامل پرسنل را به همراه داشته باشد. آموزش مداوم پرسنل بايد حاوي تمامي‌اجزاي برنامه بويژه نقش و مسئوليتهاي خاص افراد در موقعيت‌هاي اضطراري باشد. برگزاري مانورها حداقل بصورت ساليانه مي‌تواند در ارزيابي و ارتقاء كيفيت برنامه به كميته حوادث غيرمترقبه كمك كند.

مرحله اعلام خطر (Alert Phase)

اين مرحله شامل هشدار (Notification) به پرسنل، آماده شدن براي فعاليتهاي قريب الوقوع، توسعه ظرفيت پاسخ دهي بيمارستان، سازماندهي بخش پذيرش بيماران، اطمينان از نقل و انتقال امن آنها و فراهم آوردن اطلاعات لازم براي پاسخ مناسب مي‌باشد. مهمترين فعاليتهايي كه بايد در اين مرحله مدنظر قرار گيرند عبارتند از:

هشدار حوادث غيرمترقبه:

هشدار در مورد حوادث غيرمترقبه مي‌تواند از طريق منابع متعددي مانند پليس، آتش نشاني، بخش اورژانس، سيستم EMS و يا افراد به بيمارستان برسد. كاربر يا فرد دريافت كننده هشدار بايد اطلاعات زير را در اين رابطه تقاضا نمايد:

1) نام و سازمان متبوع فرد هشدار دهنده

2) شماره تلفن تماس فرد يا سازمان مربوطه

3) تشريح موقعيت حادثه غيرمترقبه (طبيعت Nature)، شدت (Magnitude)، محل (Location) و زمان (time) حادثه

4) برآوردي از تعداد بيماران (در صورت امكان تعداد بيماران ترياژ شده با برچسب‌هاي قرمز، زرد، سبز، تعداد سوختگي‌ها، تعداد بيماران دچار آلودگي با مواد مضر)

5) برآورد زماني تا شروع انتقال بيماران از محل حادثه

6) برآورد زماني براي رسيدن مجروحين به بيمارستان

واحد تلفن مركزي (switchboard) بايد هشدار دريافت شده را سريعاً به مهمترين فرد مسئول در بيمارستان منتقل نمايد. سپس وي اقدام مقتضي را در جهت فعال شدن مركز عمليات اضطراري انجام مي‌دهد.

ارزيابي شدت حادثه غيرمترقبه(Assessment of Disaster Serverity)

يكي از اولين وظايف بالاترين مسئول فرماندهي حوادث غيرمترقبه بيمارستان پيش از فعال شدن برنامه كه مرحله بعدي پاسخ بيمارستان مي‌باشد تصميم گيري سريع در مورد شدت حادثه براساس داده‌هاي اوليه مي‌باشد. در اين مرحله تصميم گيري بايد به سرعت و بر پايه اطلاعات اندك انجام گيرد. بدين ترتيب مشخص مي‌شود كه برنامه حوادث غيرمترقبه بيمارستاني بايد تا چد حد فعال شود و امكانات و پرسنل تا چه ميزان فراهم گردند. عواملي كه مي‌تواند فرد مسئول را در اين تصميم گيري ياري نمايد عبارتند از :

1) برآوردي از تعداد بيماران

2) برآوردي از شدت جراحت و بيماري آنها

3) وضعيت كنوني فعاليت دپارتمان اورژانس

4) وضعيت كنوني پرسنل (تعداد و تركيب) دپارتمان اورژانس

5) سرشماري تعداد بيماران و پرسنل بيمارستان

6) وضعيت كنوني پرسنل ICU و اتاق عمل

7) نياز بيماران حادثه ديده به خدمات تخصصي مانند آلودگي با مواد مضر، مواجه با پرتوهاي راديواكتيو

8) شرايط ويژه بيمارستان مانند بيمارستان تخليه شده

حوادث غيرمترقبه مختلف سطوح آمادگي و پاسخ متفاوت بيمارستان را مي‌طلبند. بر پايه ارزيابي فوق سطح فعال شدن برنامه (Levels of Plan Activation) توسط مسئول فرماندهي بيمارستان تعيين مي‌گردد. وي مي‌تواند پس از فعال شدن مركز عمليات اضطراري بيمارستان يا دريافت اطلاعات بيشتر و دقيق تر به اصلاح تصميم خود مبادرت نمايد. اين سطوح عبارتند از :

• وضعيت هشدار: در اين مرحله به علت در دست نبودن اطلاعات كافي تعيين دقيق سطح فعال شدن برنامه حوادث غيرمترقبه بيمارستان غيرممكن است ولي تأثير آن بر بخش اورژانس يا ديگر بخشهاي بيمارستان قابل پيش بيني است. اقدامات مقتضي در اين مرحله برقراري ارتباط مداوم با مراكز خارج از بيمارستان و آمادگي بالقوه براي پاسخ بعدي است. در اين وضعيت مسئول فرماندهي حادثه بيمارستان به ارزيابي و پايش مستمر موقعيت پرداخته و در صورت نياز با واحدهاي تخصصي بيمارستان مشورت مي‌نمايد.

• سطح 1-پياده شدن (Implementation) برنامه آمادگي اضطراري بخش اورژانس: در صورتيكه منابع موجود در بخش اورژانس براي براي رسيدگي به تعداد قربانيان كافي باشد و بخشهاي حمايت قادر به پاسخ مناسب بدون عارضه مهمي‌باشند، بيمارستان مي‌تواند برنامه آمادگي اضطراري را صرفاً در بخش اورژانس پياده نمايد.

• سطح2-پياده شدن مختصر (partial) برنامه آمادگي اضطراري بيمارستاني: در صورتيكه منابع موجود در بخش اورژانس بيمارستان بيمارستان براي رسيدگي به تعداد قربانيان كافي نباشد ولي منابع اضافي اندكي مورد نياز باشد مي‌توان برنامه آمادگي اضطراري بيمارستان را بطور مختصر پياده نمود. اينكه اين برنامه تا چد پياده شود به تصميم گيري اعضاي مركز عمليات اضطراري بيمارستان بستگي دارد.

• سطح3-پياده كامل (Total) برنامه آمادگي اضطراري بيمارستاني: در اين وضعيت براي رسيدگي به تعداد زياد قربانيان به تمامي‌منابع موجود در بخش اورژانس و بخش اعظمي‌از منابع حمايتي نياز است.

عمليات واحد تلفن مركزي بيمارستان:

واحد تلفن مركزي بيمارستان بلافاصله پس از انتقال هشدار حوادث غيرمترقبه بايد برنامه ارتباطات داخلي و خارجي بيمارستان را اجرا نمايد. خطوط تلفن بايد براي تماسهاي اضطراري آزاد باشند و تماس‌هاي خارج از بيمارستان در اختيار اين مركز قرار مي‌گيرد. براي ارتقاء خدمات ارتباطي توصيه مي‌شود تماسهاي تلفني براساس اولويت به سه دسته زير تقسيم شوند:

1) تماسهايي كه در ارتباط با حادثه غيرمترقبه مي‌باشند.

2) تماسهايي كه از طرف مطبوعات براي دريافت اطلاعات انجام مي‌شود.

3) تماسهايي كه از طرف بستگان بيماران انجام مي‌گيرد.

سازماندهي فضاي پذيرش بيماران: (Incoming Patient Area)

فرد مسئول ترياژ (جراح) بايد فضاي پذيرش بيماران را براساس طبيعت حادثه غيرمترقبه و برآورد تعداد قربانياني كه به مداوا نياز خواهند داشت سازماندهي نمايد. يك يا چند محل فيزيكي بايد براي دريافت بيماران مد نظر قرار گيرد. اقداماتي مانند ترخيص انتخابي بيماران بستري، به تعويق انداختن اعال جراحي الكتيو و قطع ويزيت سرپايي بيماران بايد براي توسعه ظرفيت پذيرش بيمارستان مدنظر قرار گيرد. در اين بخش بيماران پس از انجام ترياژ برحسب نياز به درمان، بستري شدن، ترخيص و يا ارجاع به واحدهاي ديگر انتقال مي‌يابند.

مشخص نمودن پرسنل:

تمامي‌پرسنلي كه در فضاي پذيرش بيماران و نيز در بخشهاي كليدي بيمارستان مشغول به فعاليت هستند بايد براي سازماندهي و همچنين حفظ امنيت از يونيفرم‌ها و يا علايم متحدالشكلي استفاده كنند. اعضاي كميته حوادث غيرمترقبه بيمارستان، جراح مسئول ترياژ و پرسنل كليدي حتماً بايد از بازوبند يا آرم مشخص استفاده كنند.

تخصيص منابع به فضاي پذيرش بيماران:

توزيع و سازماندهي منابع مناسب در فضاي محل پذيرش بيماران براي پاسخ مؤثر اين واحد لازم است. پرسنل بايد در تيمهايي متشكل از يك جراح، يك پزشك داخلي، يك پرستار و دو نفر بهيار سازماندهي شوند. تركيب اين تيمها به پرسنل موجود و در دسترس بيمارستان بستگي دارد و قابل تغيير است.

آماده سازي لوازم و تجهيزات پزشكي:

لوازم پزشكي و تجهيزات پايه بايد در جعبه اي با برچسب مشخص قرار گيرند تا انتقال آنها را به فضاي پذيرش بيمارستان تسهيل نمايد. محتويات اين جعبه‌ها مي‌تواند شامل تجهيزات اوليه تنفسي و كپسولهاي اكسيژن، وسايل پانسمان و مايعات ضد عفوني كننده، داروهاي اورژانس، وسايل اوليه جراحي، مايعات داخل وريدي، وسايل گچ گيري و آتل گذاري، فرم‌ها، برچسبهاي ترياژ، كارتهاي تشخيص هويت و تجهيزات اداري ديگر باشد. فضاي پذيرش بيماران بايد طوري طراحي شود كه امكان استفاده از دستگاه عكسبرداري سيار اشعه X و وسايل جراحي و بيهوشي را فراهم نمايد. در مركز فضاي پذيرش بيماران بايد محلي براي قرارگيري برانكاردها و صندليهاي چرخ دار در نظر گرفته شود.

آماده سازي بخش جراحي:

در جريان مرحله هشدار حوادث غيرمترقبه اتاق عمل جراحي بيمارستان بايد آمادگيهاي لازم را فراهم نمايد. تمامي‌اعمال جراحي غيراورژانس بايد كنسل شوند و اتاق ريكاوري بايد به سرعت آماده شوند. بخش جراحي بايد پرسنل ذخيره خود را به نحوي سازماندهي كند كه امكان فعاليت 24 ساعته را داشته باشد. رياست بخش جراحي بايد از وجود تعداد كافي گانها و پوششهاي اتاق عمل و وسايل استريل جراحي براي اعمال جراحي مورد نياز اطمينان يابد.

آماده سازي بخش اورژانس:

معمولاً رياست بخش اورژانس فرد مسئول ترياژ و سازماندهي فضاي پذيرش بيماران است. پرسنل بخش اورژانس با سازماندهي در تيمهاي اضطراري به انجام ترياژ و خدمات اورژانس مي‌پردازند. در جريان مرحله اعلام خطر بخش اورژانس فعاليت عادي خود را متوقف نموده، اولويت درمان بيماران پذيرش شده قبلي را تعيين كرده، اتاق انتظار بخش را تخليه مي‌نمايد و پرسنل بخش جعبه‌هاي حاوي تجهيزات و لوازم پزشكي را به فضاي پذيرش بيماران منتقل مي‌كنند. پس از هشدار حوادث غيرمترقبه رياست بخش اورژانس بايد تماس و هماهنگي نزديك با ديگر بخش‌هاي بيمارستان بويژه مركز عمليات اضطراري، بخش جراحي و بخش امنيت (حراست) داشته باشد.

آماده سازي ديگر بخشها و خدمات بيمارستان:

بخشهاي داخلي، اطفال، زنان، مامايي و ديگر تخصصها بايد فعاليتهاي عادي خود را ادامه دهند مگر اينكه شدت حادثه غيرمترقبه به حدي باشد كه پياده شدن كامل برنامه حوادث غيرمترقبه بيمارستان و يا تخليه كل بيمارستان توسط مركز عمليات اضطراري اعلام گردد. در چنين وضعيتي جز حداقل پرسنلي كه براي ادامه كار بخشها مورد نياز است بقيه نيروها بايد تحت فرماندهي مركز عمليات اضطراري به اجرا شدن برنامه حوادث غيرمترقبه بيمارستان بپردازند.

آماده سازي سيستم پرستاري بيمارستان:

پرستاران و بهياران نه تنها نقش مهمي‌را در رابطه مستقيم با بيماران ايفا مي‌كنند بلكه به علت آشنايي بيشتر با خدمات ارائه شده، گردش كار بخشها و محل قرارگيري تجهيزات و منابع مي‌توانند در پياده شدن برنامه حوادث غيرمترقبه بسيار مؤثر باشند. پرستاران بايد در زمينه اجزا و فرايندهاي برنامه حوادث غيرمترقبه بيمارستان و مراقبت از بيماران آسيب ديده در جريان حوادث غيرمترقبه آموزشهاي خاص ديده باشند.

آماده سازي بخشهاي پاراكلينيك:

داروخانه، آزمايشگاه، بانك خون و راديولوژي بايد فعاليت عادي خود را متوقف نموده و مواد و تجهيزات لازم جهت فعاليت 24 ساعته را فراهم نمايند. داروخانه بايد امكان پشتيباني دارويي و تجهيزاتي خدمات اورژانس بيمارستان را در جريان حادثه غيرمترقبه با استفاده از ذخاير بيمارستان فراهم نمايد و فهرست اقلام توزيع شده را نگهداري كند. آزمايشگاه فقط بايد آ‍زمايشات بسيار اورژانس را انجام دهد. نقش اصلي آ‍زمايشگاه در جريان حادثه غيرمترقبه تعيين گروه خوني و RH و آماده كردن واحدهاي خون براي تزريق مي‌باشد. رياست بخش راديولوژي بايد از حضور تعداد پرسنل و تكنسين‌هاي كافي جهت انجام خدمات ثابت و سيار تصويربرداري و تعداد كافي فيلم و مواد ظاهر كننده اطمينان يابد.

آماده سازي بخشهاي اداري:

نقشهاي اصلي بخش اداري بيمارستان در جريان حوادث غيرمترقبه عبارتند از حمايت از بخشهاي پاراكلينيك، اطمينان از حضور افراد در پست‌هاي مسئوليتي، تسهيل مسائل مالي و اقتصادي و فراهم كردن امكانات رفاهي و تغذيه‌اي. هماهنگي در زمينه مسائل مرتبط با بيمه و ديگر هزينه‌هاي بيماران بايد توسط اين واحد تسهيل شود.

آمادگي واحد امنيت (حراست) بيمارستان:

نقش واحد حراست بيمارستان در جريان حادثه غيرمترقبه نه تنها حفظ امنيت داخل و اطراف بيمارستان است بلكه مسئوليت كنترل ترافيك منتهي به بيمارستان جهت دسترسي مناسب آمبولانسهاي حاوي مجروحين به فضاي پذيرش بيماران نيز بر عهده اين واحد است. حفاظت از تأسيسات حياتي بيمارستان و سيستم‌هاي ارتباطي آن نيز بر عهده اين واحد است. حفاظت از تأسيسات حياتي بيمارستان و سيستم‌هاي ارتباطي آن نيز بر عهده واحد حراست مي‌باشد. اين واحد ارتباط نزديكي با مركز عمليات اضطراري و بخش اورژانس بيمارستان دارد. در صورت ناكافي بودن پرسنل اين واحد بايد براي انجام مسئوليت خود از پليس درخواست كمك نمايد.

آمادگي واحد ارتباط مردمي‌و ارتباط با مطبوعات:

تقاضاي متعدد مردم، بستگان قربانيان و نمايندگان مطبوعات براي دريافت اطلاعات گاهاً فعاليت بيمارستان را دچار اختلال مي‌كند. براي ساماندهي امر اطلاع رساني برنامه حوادث غيرمترقبه بايد دو اتاق مجزا را يكي براي مردم و بستگان قربانيان و يكي را براي نمايندگان مطبوعات در نظر بگيريد. اتاق اطلاع رساني به مطبوعات حتماً بايد از بخش درماني بيمارستاني فاصله داشته باشد. واحد ارتباطات مردمي‌مي‌تواند اطلاعات را از طريق بولتن‌هاي ساده اي تهيه و توزيع نمايد.

آمادگي خدمات عمومي‌بيمارستان

بخشهاي نگهداري (Maintenance)، لاندري،‌ استريليزاسيون، آشپزخانه و ديگر خدمات بايد خود را براي پاسخ دهي به نيازهاي ايجاد شده در جريان حادثه غيرمترقبه آماده كنند. عدم ايجاد آمادگي و هماهنگي اين واحدها ممكن است كارايي كلي بيمارستان را كاهش دهد. هماهنگي لازم جهت حضور پرسنل ذخيره براي ارائه مستمر اين خدمات بايد صورت گيرد.

مرحله پاسخ اورژانس (Emergency Response Phase)

فعال شدن برنامه حوادث غيرمترقبه بيمارستاني براساس شدت حادثه غيرمترقبه در اين مرحله اتفاق مي‌افتد. در واقع در اين مرحله با استفاده از آمادگي‌هاي ايجاد شده در مرحله اعلام خطر برنامه حوادث غيرمترقبه فعال و پاسخ بيمارستان را هدايت مي‌كند. همانطور كه اشاره شده شيوه پاسخ بيمارستان به سطح فعال شدن برنامه بستگي دارد. براي مثال در حوادث غيرمترقبه سطح 1 تغييرات عمده در پرسنل بيمارستان رخ نمي‌دهد حال آنكه در حوادث سطح 3 چينش و فعاليتهاي آنها بطور كلي تغيير مي‌يابد. مسائل مهمي‌كه در اين مرحله پيش روي مجريان برنامه قرار دارد عبارتند از:

ترياژ در بدو ورود بيماران به بيمارستان:

بيماران ممكن است توسط آمبولانس، وسايل نقليه شخصي و يا با پاي خود به بيمارستان مراجعه نمايند. و يا ممكن است قبلاً در محل حادثه ترياژ شده و با برچسب‌هاي معين به بيمارستان انتقال يابند. در تمام اين موارد تيمهاي ترياژ بيمارستان كه بيماران را در بدو ورود به فضاي پذيرش بيمارستان دريافت مي‌كنند بايد سريعاً وضعيت بيمار را مورد ارزيابي مجدد قرار داده و در صورت نياز برچسب‌هاي ترياژ آنها را تغيير دهند. ترياژ در بدو ورود به بيمارستان حتي الامكان بايد توسط يك جراح يا فرد آموزش ديده انجام گيرد. فضاي پذيرش بيماران بايد تنها مجراي ورود بيمار به بيمارستان باشد.

تشخيص هويت و ثبت اطلاعات

برنامه حوادث غيرمترقبه بايد مكانيسمي‌را جهت تشخيص هويت و ثبت دقيق اطلاعات بيماران در شرايط اضطراري تعيين نمايد چرا كه ازدحام بيش از اندازه بيماران در چنين وضعيتي ممكن است باعث سهل انگاري يا نقص در ثبت و نگهداري اطلاعات مربوط به بيماران شود. فرمهاي ثبت اطلاعات، كارتهاي تشخيص هويت و كارتهاي ترياژ بايد تهيه و در دسترس باشد. اين فرمها كه براي مستندسازي سابقه باليني و درمانهاي دريافتي بيمار مورد استفاده قرار مي‌گيرند بايد جهت جمع آوري ضروري ترين اطلاعات طراحي شده باشد. كارتهاي ترياژ از هر سيستمي‌كه تبعيت نمايند بايد براي پرسنل بيمارستان مفهوم و شناخته شده باشند.

فضاهاي درماني بيمارستان:

بيمارستان بايد فضاهاي بستري و درمان بيماران را براساس اولويت درماني آنها از پيش تعيين نمايد. اكثر بيمارستانها جهت تعيين اولويت درماني از همان برچسب‌هاي رنگي ترياژ استفاده مي‌كنند. رنگ قرمز به معني بيماراني كه به توجه فوري نيازمندند، رنگ زرد به معني آنهايي كه آسيب جدي دارند ولي به توجه فوري نياز ندارند، رنگ سبز به معني بيماراني كه مرگ آنها مسجل شده است. علاوه بر سيستم اولويت بندي رنگي بايد فضاهايي كه براي هر دسته از بيماران مشخص شده است بايد با نوارهاي رنگي مشخص شود تا گردش بيماران بين بخشهاي درماني،‌ بستري و اتاق عمل را تسهيل نمايد. ارائه خدمات بيماران در هر يك از اين بخشها بايد در حداقل زمان ممكن انجام گيرد.

سيستم ارجاع بيمارن:

با وجود اينكه بيمارستان بايد تمام تلاش خود را براي توسعه ظرفيت درماني و پذيرش قربانيان حادثه غيرمترقبه انجام دهد در بسياري از موارد بيماران به مراقبت‌هاي تخصصي و فوق تخصصي نيازمندند كه امكانات و تخصص لازم براي آنها در بيمارستان موجود نيست. در چنين مواردي ارجاع بيمار به مراكز درماني ديگر بايد مدنظر قرار گيرد. ارتباط نزديك بيمارستانها در جريان حوادث غيرمترقبه و شبكه قوي نقل و انتقال بيمار مي‌تواند اين امر را تسهيل نمايد.

نگهداري و تشخيص اجساد:

بخش پاتولوژي مسئول سازماندهي تشخيص هويت بيمارستان مي‌باشد. در صورت وجود واحد يا بخش پزشكي قانوني بيمارستان اين واحد راساً اين مسئوليت را بر عهده مي‌گيرد. در صورتيكه سردخانه بيمارستان ظرفيت پذيرش اجساد را نداشته باشد بايد محل موقتي براي نگهداري آنها در نظر گرفته شود. در صورتيكه امكانات تخصصي و تجهيزات لازم براي تشخيص هويت قربانيان در اختيار نباشد بخش پاتولوژي بيمارستان بايد از بيمارستانهاي تابعه يا پليس درخواست كمك نمايد.

برنامه‌هاي حوادث غيرمترقبه خاص:

برنامه حوادث غيرمترقبه بيمارستان بايد داراي برنامه‌هاي مكمل براي موقعيت‌هاي خاص چون آتش سوزي، پرتوهاي راديواكتيو، مسموميتهاي دسته جمعي، آلودگي با مواد مضر و... باشد.

موحله توقف برنامه و ارزيابي بعد از حادثه غيرمترقبه (Termination Phase)

فرمانده حادثه غيرمترقبه از طرف مركز عمليات اضطراري بيمارستان تمام بخشها و پرسنل را در جريان به اتمام رساندن و توقف اجراي برنامه قرار مي‌دهد. اين امر از طريق واحد تلفن مركزي يا سيستم ارتباط داخلي بيمارستان انجام مي‌گيرد. پس از توقف برنامه فعاليت بيمارستان بايد به حالت عادي بازگردد. تمامي‌مسؤلين و رؤساي بخشهاي بيمارستان بايد گزارشي از جنبه‌هاي مثبت و منفي فعاليت خود را به كميته حوادث غيرمترقبه بيمارستان ارائه دهند. در نهايت اين كميته بايد جليه اي را با حضور افراد مسئول جهت نقد و بررسي پاسخ كلي بيمارستان تشكيل دهد. اين جلسه بايد شيوه‌هاي تصحيح و ارتقاء برنامه را مدنظر قرار دهد.